一、曾经踩坑受挫，才懂得入职衔接流程不能凭感觉

创业一路走来，很多制度并不是我坐在办公室凭空想出来的，大多都是摔过跟头之后慢慢沉淀出来。早些年我们招进新人，口头沟通好了入职时间，以为万事大吉。到了约定上岗那天，状况却接连发生。有的求职者记错了时间姗姗来迟；还有的不清楚要带哪些资料，两手空空就过来报到。人事临时再打电话催促补材料，手忙脚乱，员工第一天入职体验很差，我们内部的工作节奏也直接被打乱。那段时间我心里挺煎熬的，明明面试聊得很愉快，却卡在入职衔接这一环，好好的招人开局，最后弄得双方都别扭。

二、复盘过往问题，找到入职通知环节的各类疏漏根源

静下心来复盘之后，我慢慢看清问题到底出在哪。过去我们只有面试结束一通简单的电话沟通，口头确认上岗时间之后就没有后续动作。口头传递的信息本身就很容易遗忘，求职者一边找工作，同时对接好几家单位，记忆很容易混淆。对于入职需要准备的复印件、银行卡信息，全部没有给到清晰的书面提醒。人事和求职者两边信息不同步，等到入职当天集中爆发矛盾。很多管理上的麻烦，本质上并不是人的问题，而是流程缺失留下的隐患。

三、第一步优先做好电话沟通，完成初次意向的深度确认

于是我们重新梳理整个上岗通知的起点，把电话沟通作为第一道关口。电话里面不能简简单单一句 “你过来上班吧” 就草草收尾。通话的时候，人事要再次跟候选人真诚沟通，确认对方是否依然看好这份工作，内心的入职意愿是否稳定。顺带初步聊一下上班的大体情况，先把双方大方向上的共识落实下来。这一通电话，核心不是下达通知，而是再次确认求职意向，提前筛掉意向摇摆不定的人员，避免后续白白等待。

四、二次沟通敲定时间，反复核验准确的到岗报到日期

意向确认之后，紧接着就是确认并且确定到岗时间。这里我特意把 “确认时间” 和 “确定时间” 拆成两步来走。先听一听候选人这边的实际情况，看他手上是否还有前一份工作的收尾事宜，方便不方便我们约定的时间。充分听取对方现实难处之后，再共同敲定一个最终、不可随意改动的上岗日期。两次时间核对，就是尽量减少记错日期、临时爽约这类令人头疼的情况。吃过亏之后，我始终觉得多一次核对，就少一分后续的折腾。

五、梳理入职携带资料清单，提前告知各类证件复印件

时间敲定完之后，就要清清楚楚把入职材料清单交代到位。也就是流程图上列明的几项：身份证复印件、学历证书复印件、获奖证书复印件以及技能证书复印件。很多新人根本想不到上班第一天就要准备这一堆纸质资料。过去就经常出现，人来了，材料一件没带，之后还要来回补交。提前就把清单全部给到对方，让候选人在家就可以提前复印整理妥当。看似只是一个小小的提醒，却可以让新人第一天入职从容不少，不用手忙脚乱临时跑打印店。

六、提前收集银行卡信息，为薪资发放提前做好前置铺垫

除了各类证书复印件，银行卡号也是入职必不可少的一项内容。很多新人以为发工资的银行卡等到发薪前再提交就来得及。等到入职之后再收集，财务这边做薪资档案又要临时补录，节奏就被拖慢了。放在上岗通知阶段同步提醒候选人提前准备好本人的工资卡号，提前知悉。不需要还没入职就收集提交，但务必提前告知对方，报到当天务必一并带来。把薪资相关的准备工作前置，减少后续财务环节的衔接阻滞。

七、启用短信正式通知，留存书面的上岗通知凭证

口头说完还远远不够，口头的东西没有凭据。接下来我们增加了短信通知这一环。把刚刚电话里面沟通确认好的全部内容，到岗时间、需要携带的全部资料，一条条编辑好发送短信给到候选人。短信相当于留下了一份简易的书面凭证。候选人随时可以打开手机翻看核对，不会仅凭脑子记忆造成遗忘。就算之后双方对于上岗时间产生分歧，短信记录也可以作为沟通的留存，规避很多说不清的误会。

八、叠加微信再次推送通知，多渠道强化上岗信息的触达

光依靠短信还不算稳妥，考虑到现在不少人平时很少点开短信，很容易直接忽略掉短信消息。于是我们再加一道微信通知。人事通过微信再把上岗须知重新发送一遍。文字、图片流程图都可以直接转发过去。候选人有任何疑问，也可以直接在微信上即时提问。双重消息推送，就是为了尽可能保证通知信息真正被对方完整读到。多一重渠道，就多一重保障，宁愿人事这边多花几分钟，也不要入职当天出乱子。

（创业历史手记，实拍图）

九、完成录用通知闭环，沉淀流程同时也期待同道伙伴携手

走完电话、时间确认、资料告知、短信、微信整套链路之后，才算正式完成这一份录用通知闭环。这套流程图，就是我们一次次受挫煎熬之后打磨出来的成果。管理没有捷径，很多成熟的流程，都是踩过坑之后一点点修补完善得来。把入职前置通知落实到位，既是维护新员工的入职体验，也是守护我们团队内部的运转秩序。也欢迎志同道合的朋友，后续可以多多交流组织管理上的心得，一起打磨属于我们的团队成长之路。